เมื่อพูดถึงงานเลขานุการ หลายคนมักนึกภาพสาวออฟฟิศหน้าห้องทำงานเจ้านาย ซึ่งเป็นภาพที่เราคุ้นชินจากในทีวี อย่างในช่วงนี้ซีรีย์ที่มาในแนวเลขาฯ และกำลังฮอตฮิตสุๆ ก็เห็นจะเป็น What’s Wrong with Secretary Kim
ซึ่งเรื่องนี้นอกจากมีเนื้อหาที่สนุกแล้ว หากมองในมุมของการทำงานก็ทำให้เราฉุกคิดได้หลายอย่าง หนึ่งในนั้นคือการทำงานให้เป็นมืออาชีพ ใส่ใจรายละเอียด เจ้านายจะได้ปลื้ม และภูมิใจที่มีเลขาฝีมือดีอยู่ข้างกาย
ทักษะที่จำเป็นสำหรับเลขาฯ
-จัดระเบียบงาน ใส่ใจทุกรายละเอียด
-ทำงานเป็นระเบียบเรียบร้อย
-ประสานงานติดต่อได้อย่างทันท่วงที
-บันทึกการประชุมได้อย่างถูกต้อง
-ทำงานร่วมกับคณะผู้บริหารได้เป็นอย่างดี
-มีความรอบรู้ หรือมีประสบการณ์เกี่ยวกับคณะบริหาร
สิ่งที่เลขาฯ ควรทำ:
-มีความสามารถในการจัดการ
-เก็บสำเนาการติดต่อทางจดหมายทั้งหมดไว้
-ตรวจสอบจำนวนบุคคลให้ครบองค์ประชุม
-รักษาความลับได้ดี
-ทำงานใกล้ชิดกับหัวหน้า
-เตรียมตัวล่วงหน้าให้พร้อม
-อภิปรายข้อสรุปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
-รายงานข้อมูลต่างๆ ให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทราบ
สิ่งที่เลขาฯ ไม่ควรทำ:
-ละเลย หรือไม่สนใจการติดต่อสื่อสาร
-เข้าประชุมสาย
-ไม่เก็บเอกสารสำคัญ
-จดบันทึกการประชุมไม่ละเอียดพอ หรือเนื้อหาน้อยเกินไป
-ต้องอาศัยความจำของผู้อื่นตลอดเวลา หรือหลงๆ ลืมๆ
-ต้องพูดทวนซ้ำๆ
-เตรียมการประชุมในนาทีสุดท้าย
จะเห็นได้ว่างานเลขาฯ ต้องตื่นตัว แอคทีฟอยู่ตลอดเวลา ใส่ใจทุกรายละเอียดของงาน รวมไปถึงดูแลเรื่องส่วนตัวบางเรื่องของเจ้านายตามแต่ที่ตกลงกันไว้
ที่มา: diycommitteeguide