ในงานเขียนเอกสารทางวิชาการหรือเอกสารทางธุรกิจ ควรที่จะให้ความสำคัญกับการเขียนเชิงบวก และหากเป็นไปได้ควรหลีกเลี่ยงการใช้คำเชิงลบ
นั่นก็เพราะโดยส่วนมากจุดประสงค์ของการเขียนนั้น ก็เพื่อให้คำแนะนำ แนวทาง หรือวิธีการแก้ปัญหา มากกว่าที่จะชี้ให้เห็นถึงปัญหา จึงจะดีกว่าถ้าหากเขียนบอกในสิ่งที่ผู้อ่านควรจะต้องทำ ไม่ใช่เขียนห้ามในสิ่งที่ไม่ควรทำ
ตัวอย่างคำในเชิงลบ: cannot, damage, do not, error, fail, impossible, little value, loss, mistake, not, problem, refuse, stop, unable to, and unfortunately
ตัวอย่างประโยคที่ควรหลีกเลี่ยง
– These reports are of little value and are causing problems in the office.
– Don’t use an A-12 form when reporting absences.
– The project cannot be completed because some people are not doing their jobs.
ตัวอย่างคำในเชิงบวก: benefit, it is best to, issue, matter, progress, success, unfortunate, and valuable
ตัวอย่างประโยคที่หลีกเลี่ยงการใช้คำในเชิงลบ
– Thank you for discussing the letters. As we agreed, the letters will now have…
– Use form A-24 when you report absences.
– We must get everyone’s data by Thursday to complete the project on time.
อีกอย่างที่ผู้เขียนควรให้ความสำคัญ นั่นก็คือ หลีกเลี่ยงการใช้คำที่เป็นนามธรรม ซึ่งจับต้องไม่ได้ เช่น “I feel’ หรือ “I believe” แต่ควรจะบอกไปตรงๆในสิ่งที่ควรจะเป็นเลยดีกว่า
นอกจากนี้หากเป็นไปได้ ควรหลีกเลี่ยงการใช้รูปประโยค passive voice (ประธานเป็นผู้ถูกกระทำ) แต่ให้ใช้รูปประโยค active voice (ประธานเป็นผู้กระทำ) แทน เช่น
Active: The department increased sales.
Passive: Sales were increased by the department.
Active: Employees need to wear safety glasses.
Passive: Safety goggles need to be worn by employees.
สุดท้ายนี้ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ หมั่นฝึกฝนให้มากๆ เพราะภาษาอังกฤษถึงแม้ว่าอาจจะยากสำหรับคนไทย แต่ผมเชื่อว่าไม่มีอะไรที่ยากเกินกว่าความพยายามของเพื่อนๆอย่างแน่นอนครับ
ข้อมูลจาก: yourdictionary
