ในการเขียนจดหมายแนะนำตัวเพื่อใช้ยื่นสมัครงาน ขอทุน หรือสมัครเรียนต่อ การใช้ถ้อยคำในข้อความคือหนึ่งในส่วนสำคัญที่จะสร้างความประทับใจให้ฝ่ายตรงข้ามได้ บางครั้งข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ก็อาจจะทำให้ความประทับใจแบบเต็มร้อยลดลง
วันนี้เรามี 10 เทคนิคการเขียนจดหมายแนะนำตัวยังไงให้ออกมาดี รวมถึงสิ่งที่ไม่ควรใส่ลงไปมาให้ได้เรียนรู้กัน เผื่อวันหน้าวันไหนต้องใช้งานจะได้ไม่พลาด และยังเสริมความน่าเชื่อถือได้อีกด้วย มาดูกันเลย
อย่าใช้คำทักทายคลุมเครือ
การเริ่มต้นทักทายด้วยถ้อยคำคลุมเครือแสดงให้เห็นถึงความไม่เป็นมืออาชีพ ในการสัมภาษณ์งานหากคุณไม่ทราบชื่อผู้สัมภาษณ์หรือว่าที่เจ้านายในอนาคตอย่ากลัวที่โทรศัพท์ไปสอบถามเพื่อขอชื่อหรือชื่อบริษัท ดีกว่าจะขึ้นต้นด้วยคำเชยๆ อย่าง “Dear Sir or Madam.” หรือ “To Whom It May Concern.”
อย่าระบุถึงประสบการณ์ที่คุณไม่มี
ในกรณีที่คุณพึ่งจะจบการศึกษาและกำลังมองหางานแห่งแรก ประสบการณ์ที่คุณระบุในเรซูเม่อาจทำให้คุณพลาดงานนี้ได้ง่ายๆ เพราะสำหรับนายจ้างส่วนใหญ่มักคิดว่าเด็กจบใหม่ไม่น่ามีประสบการณ์ที่มากมายนัก และมีแนวโน้มว่าพวกเขาจะเพิ่มเข้ามาเพื่อดึงดูดความสนใจ
ทางที่ดีในการเขียนจดหมายแนะนำตัวควรจะกระชับและไหลลื่น รวมถึงแบ่งแยกย่อหน้าให้ดี รวมถึงเช็คข้อผิดพลาดก่อนจะส่งไป
อย่าใส่ใจกับคำวิเศษณ์มากเกินไป
เป้าหมายของจดหมายแนะนำตวัคือต้องกระชับและได้ใจความ การเพิ่มคำขยายที่ฟังดูสวยเหล่านั้นจึงไม่จำเป็น เพราะนอกจากจะทำให้จดหมายยาวโดยใช่เหตุแล้ว กว่าจะถึงส่วนสำคัญนายจ้างอาจเลิกอ่านไปก่อนก็ได้
หลีกเลี่ยงกับภาษาที่ทางการมากเกินไป
การใช้คำที่เป็นทางการมากเกินไปอาจทำให้คุณดูเหมือนคนที่ทำตามหน้าที่ไม่ได้ทำเพื่อความสำเร็จ ลองเปลี่ยนไปใช้คำที่จะช่วยอธิบายเพิ่มเติมถึงประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับงานที่เคยทำ นอกจากนี้การใช้ไวยากรณ์ที่เหมาะสมยังทำให้คุณดูฉลาดขึ้นด้วย
พูดในความสามารถพิเศษของคุณให้ชัดเจน อย่าคลุมเครือ
เมื่อตัดส่วนที่ไม่จำเป็นออกไป ก็จะเหลือพื้นที่ว่างสำหรับประสบการณ์หรือความพิเศษของคุณมากขึ้น ในส่วนนี้คุณน่าจะลองใส่สิ่งที่จะเป็นประโยชน์กับงานในอนาคตหรืออธิบายให้ชัดเจนไปเลยว่าคุณพิเศษแค่ไหน อย่าใช้แค่คำกลางๆ หรืออะไรที่ฟังดูแล้วเป็นเรื่องธรรมดาเพราะมันทำให้คุณโดดเด่นขึ้น
อย่าใช้คำที่ไม่จำเป็น
คำอธิบายถึงสิ่งที่คนทั่วไปมักจะรู้อยู่แล้วคือสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องมีในจดหมายแนะนำตัว อย่างที่บอกว่าสิ่งที่คุณต้องทำคือกระชับและได้ใจความโดยที่ไม่ฟังดูห้วนมากเกินไป เพราะแบบนั้นการอธิบายถึงดินฟ้าอากาศถึงไม่จำเป็น
อย่าใช้ถ้อยคำซ้ำๆ ในการอธิบายถึงสิ่งที่คุณต้องการ
แทนที่จะบอกว่าคุณอยากทำงานในสภาพแวดล้อมที่จริงจังหรือรวดเร็ว ลองเลี่ยนวิธีการอธิบายให้น่าสนใจขึ้นจะช่วยให้อีกฝ่ายมองเห็นความชาญฉลาดในการเลือกใช้คำได้ดีกว่า
ระวังการอธิบายตัวเองในจดหมายสมัครงานของคุณ
บางครั้งผู้คนก็เผลอโอ้อวดหรือแสดงความมั่นใจมากเกินไปลงในการแนะนำตัว บางครั้งในความพิเศษบางเรื่องการให้ผู้อื่นเป็นผู้พูดเกี่ยวกับตัวเองก็จะดูน่าเชื่อถือกว่า การอธิบายในส่วนนี้จึงค่อนข้างละเอียดอ่อนเพราะหากคุณมั่นใจมากหรือน้อยเกินไปก็อาจจะทำให้ชวดงานนี้ได้
อย่าลืมว่านี่คือบทเรียนหนึ่ง อย่าสนใจแต่ผลลัพธ์
แม้ว่านายจ้างมักจะมองหาใครสักคนที่สามารถให้ความสำคัญกับสถานที่ทำงานโดยรวมได้ แต่การใช้จดหมายแนะนำตัวคือการแยกตัวตนที่พิเศษของคุณให้โดดเด่นกว่าคนอื่นๆ ลองอธิบายดูว่าสถานที่ทำงานนั้นสำคัญกับคุณอย่างไร เช่นเดียวกับการอธิบายว่าคุณจะเรียนรู้อะไรบ้างจากการทำงานนี้
หลีกเลี่ยงการใช้คำกริยาที่ฟังดูอ่อนแอ
อย่ากลัวที่จะให้เครดิตตัวเองในสิ่งที่คุณทำ บางครั้งคุณอาจจะต้องบอกให้ทุกคนทราบว่าสิ่งที่คุณเสนอคือผลงานของคุณจริง เพื่อแสดงออกถึงความมั่นใจ อย่าลืมตรวจทานการสะกดคำให้ถูกต้องด้วยนะ
เทคนิคเหล่านี้สามารถนำไปปรับใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์นอกเหนือจากจดหมายแนะนำตัว การจะได้งานหรือไม่อาจขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของนายจ้างที่มีต่อคุณ และถึงจะไม่ประสบความสำเร็จในการได้งานทำ แต่อย่างน้อยคุณจะได้เรียนรู้สิ่งสำคัญหลายอย่างเพื่อนำมาใช้พัฒนาตัวเองได้เลยล่ะ
ที่มา : www.rd.com
