หลักการ 3 อย่างที่ Steve Jobs ใช้เพื่อให้ “การประชุม” เป็นไปอย่างมีประสิทธิผล

ทุกๆการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มหรือองค์กร จำเป็นจะต้องมี “การประชุม” เพื่อพูดคุยถึงแนวทางของการดำเนินงาน ค้นหาและแก้ไขปัญหา เพื่อให้งานบรรลุล่วงได้อย่างสำเร็จ

 

และในบทความนี้ผมก็มีเทคนิคดีๆที่ Steve Jobs อดีต CEO ผู้ล่วงลับของบริษัท Apple ใช้ในการประชุม มาบอกต่อให้เพื่อนๆได้นำไปปรับใช้ในการประชุมกับองค์กรของตนเองครับ

 

rtr2cktq

 

1. จัดประชุมให้เล็กสุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ครั้งหนึ่งขณะที่ Jobs จะเริ่มประชุมประจำสัปดาห์กับเอเจนซี่โฆษณาของ Apple เขาได้มองไปที่คนหนึ่งในห้องประชุมด้วยคามเยือกเย็น รู้ได้เลยว่ามีบางอย่างที่ผิดปกติ Jobs ชี้นิ้วไปที่ Lorrie ก่อนจะถามว่า “คุณเป็นใคร”

Lorrie ก็ได้ให้คำตอบกับ Jobs ว่าเธอถูกขอให้มาเข้าร่วมในการประชุมครั้งนี้เพราะว่าเธอเป็นส่วนหนึ่งของโปรเจคการตลาด ก่อนที่ Jobs จะตอบกับเธออย่างสุภาพว่า “ผมไม่คิดว่าเราต้องการคุณในการประชุมครั้งนี้ Lorrie ขอบคุณ”

นอกจากนี้ยังมีเรื่องที่ Jobs ได้ปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมงานสัมนาเทคโนโลยีของประธานาธิบดี Barack Obama โดยให้เหตุผลว่า ประธานาธิบดีเชิญคนเข้าร่วมมากเกินไป

 

2. ในทุกวาระการประชุม ทุกคนจะต้องมีส่วนที่รับผิดชอบของตัวเอง

Jobs จะให้ความสำคัญมากในเรื่องของความรับผิดชอบ แปลว่าแต่ละกระบวนการจะต้องเป็นไปตามที่จัดไว้ ทุกๆคนต้องรู้ว่าตัวเองรับผิดชอบตรงส่วนไหน

การทำงานภายในของ Apple นั้นจะมีคำศัพท์เฉพาะคำหนึ่งที่เรียกว่า “DRI” Directly Responsible Individual ซึ่งในการประชุมแต่ละครั้งใน Apple จะมีรายการของ Activity ต่างๆ ซึ่งจะตามมาด้วยชื่อของคนที่ DRI หรือรับผิดชอบโดยตรงในงานนั้นๆ
ดังนั้นทุกคนจะรู้ได้ทันทีว่าใครรับผิดชอบตรงส่วนไหน ซึ่งทำให้ง่ายกับการจัดการปัญหาต่างๆ หากต้องการปรึกษาหรือพบปัญหาเกิดขึ้นก็จะถามขึ้นมาได้ว่า “Who’s the DRI on that?”

 

3. ไม่อนุญาติให้ทุกคนใช้ PowerPoint ในการนำเสนอในที่ประชุม

ทุกวันพุทธช่วงบ่าย Jobs จะมีการประชุมร่วมกับเหล่ามาร์เก็ตติ้งและทีมโฆษณาของบริษัท ที่ซึ่งการใช้สไลด์ในการอธิบายเป็นเรื่องต้องห้ามเด็ดขาด  เนื่องจากเขาต้องการให้ทีมได้ถกปัญหากันอย่างซึ่งหน้า โดยไม่ต้องพึ่งเทคโนโลยีนั่นเอง

“ผมเกลียดเวลาที่คนนำเสนองานโดยใช้สไลด์แทนที่จะใช้ความคิด” Jobs กล่าว “ผมอยากให้พวกเขามีส่วนร่วม และถกปัญหากันบนโต๊ะ แทนที่จะใช้สไลด์ ทุกคนรู้เรื่องที่คุณจะพูดอยู่แล้ว ไม่จำเป็นจะต้องใช้ PowerPoint เลย”

 ข้อมูลจาก: businessinsider

ร่วมแสดงความคิดเห็น...

SHARE

ดูเรื่องอื่นๆที่น่าสนใจ...