เมื่อต้องขอโทษในจดหมายธุรกิจ ควรทำอย่างไรดี? นอกเหนือจาก “Sorry for the inconvenience.” (ขออภัยในความไม่สะดวก) ก็ยังมีประโยคเด็ดๆ ที่ใช้ได้ถึง 4 ประโยคด้วยกัน
วันนี้เราจะมาอธิบายลงรายละเอียดว่าแต่ละประโยคนั้นมีอะไรบ้าง มีวิธีการใช้แบบใด และเหมาะกับในสถานการณ์ต้องขอโทษอย่างไร ดังนี้
#1 “I understand your frustration.” (ฉันเข้าใจความหงุดหงิดของคุณ)
สำหรับบทบาทที่ต้องเผชิญหน้ากับลูกค้า การพูด “Sorry for the inconvenience.” สำหรับปัญหาหลายประการนั้นเหมาะสมที่สุด เช่น สินค้าหาย, พลาดการนัดหมาย หรือบริการผิดพลาด แต่สำหรับในสถานการณ์อื่นๆ วลีนี้อาจแสดงถึงความไม่เป็นมืออาชีพ
สิ่งสำคัญคือต้องสร้างคำตอบเพื่อแสดงว่าคุณเข้าใจมุมมองของผู้เสียหาย และต้องการชดเชยการกระทำผิด การใช้วลี “I understand your frustration.” ถือเป็นคำพูดที่เอาใจใส่ ช่วยให้ผู้เสียหายใจเย็นขึ้น เพื่อจะได้เข้าถึงวิธีแก้ปัญหาของทั้งสองฝ่ายได้เป็นอย่างดี
#2 “I realize this is disappointing.” (ฉันรู้ว่าสิ่งที่เกิดขึ้นมันน่าผิดหวัง)
ลองนึกภาพว่าคุณหมดวันทำงานที่แสนวุ่นวายและอยากยกเลิกนัดทานอาหารค่ำก่อนเวลานัด 30 นาที การส่งข้อความ “Sorry for the inconvenience.” ให้ความรู้สึกเหมือนเป็นการส่งข่าวที่ไม่มีตัวตน แม้ว่าโลกดิจิทัลจะขึ้นชื่อเรื่องความรวดเร็ว แต่ก็อย่าลืมว่าเราไม่ใช่หุ่นยนต์ ต้องคิดถึงบุคคลอีกฝั่งด้วย
การยอมรับว่าสิ่งที่เราทำนั้นน่าผิดหวังแสดงว่าคุณกำลังนึกถึงมุมมองของอีกฝั่ง การแจ้งให้ผู้รับของคุณทราบว่าคุณตระหนักถึงความผิดพลาดของคุณ และตั้งเป้าที่จะแก้ไขสิ่งต่างๆ จะช่วยสร้างความไว้วางใจ และความมั่นใจในความสัมพันธ์ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือหน้าที่การงานก็ตาม
#3 “Thanks for your patience.” (ขอบคุณสำหรับความอดทน)
บางครั้งสิ่งที่เกิดขึ้นอาจเป็นเรื่องโชคร้าย และอยู่เหนือการควบคุม เช่น เมื่อเครื่องบินดีเลย์เพราะพายุกร่ะหน่ำ หากคุณเป็นพนักงานภาคพื้นดินที่สนามบิน คุณไม่สามารถรับผิดชอบต่อสภาพอากาศที่รุนแรงได้ และการเอ่ยปาก ‘ขอโทษ’ จะดูเหมือนว่าคุณกำลังโทษตัวเองในสิ่งที่เกิดขึ้น ทั้งๆ ที่มันไม่จริง
ในสถานการร์เช่นนี้ลองเปลี่ยนจาก ‘ขอโทษ’ เป็น ‘ขอบคุณ’ แทน ซึ่งจะช่วยเปลี่ยนสถานการณ์และความรู้สึกของผู้รับได้ดียิ่งขึ้น เพราะมันแสดงให้เห็นว่าคุณเห็นอกเห็นใจ และเข้าใจความโกรธของพวกเขา
#4 “Let me help.” (ให้ฉันช่วยนะ)
ในกรณีนี้คือแทนที่จะเสนอคำขอโทษ ลองเสนอวิธีการแก้ปัญหาดูสิ เพราะหลายคนร้องทุกข์ก็เพื่อต้องการให้ปัญหาได้รับการแก้ไข
การมีความตระหนักช่วยคิดแก้ปัญหาจะพิสูจน์ให้อีกฝ่ายเห็นว่าคุณพยายามเป็นคนที่มีความรับผิดชอบมากขึ้น ครั้งต่อไปที่มีปัญหา ลองคิดที่หาหนทางเสนอแก้ปัญหาดูสิ :)
ที่มา: grammarly
