คำทักทายทั้งสำหรับการพูดและเขียนภาษาอังกฤษมีอยู่หลายรูปแบบ ทั้งยังแบ่งตามการใช้งานอีกด้วย ซึ่งบางครั้งก็อาจทำให้ผู้ที่เรียนภาษาอังกฤษเป็นภาษาที่สองอย่างเราๆ สับสนอยู่บ่อยครั้ง ดังนั้นในบทความนี้เราขอเสนอหลักการใช้ “To Whom It May Concern”
ควรใช้ “To Whom It May Concern” หรือไม่??
มีเหตุผลบางประการเช่นกันที่ไม่ควรใช้ คือ การเริ่มต้นด้วยประโยคนี้ในอีเมล์มันล้าสมัยไปแล้ว แม้จะดูเป็นวลีที่เป็นทางการสำหรับการติดต่อทางธุรกิจก็ตาม ซึ่งในปัจจุบันจะมุ่งเน้นไปที่รูปแบบการสนทนาที่เป็นธรรมชาติมากกว่า
แต่หากต้องการคงไว้ซึ่งรูปแบบการเขียนอีเมล์ที่เป็นทางการ แต่ก็ไม่ทราบชื่อผู้ติดต่อจริงๆ สามารถแทนด้วยคำขึ้นต้นอย่าง Dear Sir/Madam หรือใช้ตัวเลือกดังนี้
1. Dear (เจาะจงชื่อบุคคล)
ในกรณีที่ทราบชื่อหรือสามารถค้นหาชื่อของคนที่คุณต้องการติดต่อด้วยให้ใส่ชื่อไปเลย ซึ่งอีเมลของคุณจะถูกส่งผ่านไปยังคนนู้นคนนี้ และคนเหล่านั้นแหละที่จะมองว่าคุณเองใส่ใจมากพอเพื่อที่จะให้อีเมล์ส่งถึงผู้รับได้อย่างถูกต้อง
หากในกรณีที่ไม่สามารถค้นหารายชื่อผู้ที่ต้องการติดต่อจากอินเทอร์เน็ตได้ ก็ให้โทรเข้าบริษัทนั้นโดยตรง พูดคุยด้วยความสุภาพ แจ้งเจตจำนงไปตรงๆ
2. Dear (หน้าที่) หรือ Dear (แผนก)
หากไม่สามารถหาชื่อเฉพาะของบุคคลนั้นได้ ก็สามารถขยายการอ้างอิงให้กว้างกว่า คือ อ้างอิงถึงบทบาทหน้าที่ของบุคคล หรือ แผนกแทนได้ เช่น Dear Hiring Manager, Dear Admissions Department
3. Hello หรือ Greetings
หากไม่สามารถส่งถึงเฉพาะบุคคลได้ แต่เชื่อแน่ว่าอีเมล์ของคุณจะผ่านตาของหลายๆ คน ก็ไม่ผิดแต่อย่างใดในการเริ่มด้วย Hello แบบง่ายๆ แต่โปรดจำไว้ว่ามันเป็นคำเรียบๆ ดูไม่ทางการเท่าที่ควร ดังนั้นอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีนักสำหรับการขึ้นต้นจดหมายหรืออีเมล์ในการติดต่อทางธุรกิจ
“To Whom It May Concern” ใช้เมื่อไหร่ดี??
ใช้ในการติดต่อที่เป็นทางการ และไม่มีที่อยู่หรือแผนกที่เฉพาะเจาะจงจริงๆ การใช้ To Whom It May Concern ก็ดูจะเข้าท่าอยู่ หรืออย่างเช่นในกรณีต่อไปนี้
-จดหมายแนะนำ / จดหมายรับรอง
-การร้องเรียนอย่างเป็นทางการกับบริษัท
-จดหมายแนะนำตัว
วิธีการใช้ : จัดรูปแบบ “To Whom It May Concern” ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ในตอนต้นของแต่ละคำ ตามด้วยเครื่องหมาย colon ( : ) เว้นวรรคสองครั้งก่อนที่จะเริ่มเขียนจดหมาย เช่น
To Whom It May Concern:
I’m writing to file a complaint about the service I received during my November 15 visit to your store.
ที่มา www.grammarly.com
