ในการติดต่อทำต่างๆ ไม่ว่าจะติดต่อราชการ สมัครงาน เรียนต่อ หรืออะไรก็แล้วแต่ สิ่งที่มักจะขาดไม่ได้เลยนั่นก็คือ การถ่ายเอกสารสำเนาต่างๆ เช่น บัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน เป็นต้น
ซึ่งการเซ็นชื่อเพื่อรับรองสำเนาถูกต้องนั้นมีวิธีการเขียนที่ถูกต้องอย่างไร? เพื่อที่จะป้องกันปัญหาที่อาจเกิดตามมาในภายหลัง บทความนี้มีคำตอบมาให้ครับ
1. การเซ็นชื่อรับรองสำเนาถูกต้อง จะใช้วิธีขีดเส้นคร่อมบนตัวสำเนาในส่วนที่เป็นข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของเอกสารหรือไม่ก็ได้ เนื่องจากการขีดคร่อม และเขียนข้อความกำกับบนสำเนาเอกสารนั้น ไม่ได้มีกฎหมายกำหนดไว้ แต่อาจเป็นวิธีการหนึ่งเพื่อป้องกันมิให้มิจฉาชีพนำสำเนาเอกสารนั้นไปใช้ประโยชน์ได้ แต่บางครั้งการขีดคร่อมเอกสารเพื่อนำไปใช้ประกอบเป็นหลักฐาน หากทำไม่ถูกต้อง อาจส่งผลให้สำเนาเอกสารฉบับนั้น ไม่สามารถใช้บังคับได้ตามกฎหมาย หรืออาจกลายเป็นลักษณะของการขีดฆ่าเอกสารทิ้งนั่นเอง
2. ทุกครั้งหลังจากเซ็นชื่อ และเขียนข้อความรับรองสำเนาถูกต้องแล้ว เจ้าของเอกสารควรเขียนรายละเอียดกำกับไว้ด้วยว่า เอกสารฉบับนั้นใช้สำหรับทำอะไร เช่น “ใช้เฉพาะการสมัครงานเท่านั้น” หรือ “ใช้สำหรับติดต่อเรื่อง…เท่านั้น”
3. นอกจากเขียนรายละเอียดกำกับการใช้แล้ว เจ้าของเอกสารควรระบุ วัน เดือน ปี ณ วันที่ยื่นเรื่อง ลงบนสำเนาดังกล่าว ซึ่งจะช่วยกำหนดอายุการใช้สำเนาเหล่านั้นได้
4. ต้องเขียนข้อความทั้งหมดทับลงบนสำเนาส่วนที่เป็นบัตรประชาชนหรือสำเนาทะเบียนบ้านเพื่อให้ยากต่อการปลอมแปลงเอกสาร แต่อย่าทับบริเวณสาระสำคัญของสำเนาเอกสาร เช่น ชื่อ-นามสกุล, วันเดือนปีเกิด
นอกจากนี้ การเซ็นชื่อรับรองสำเนาเอกสารต่อหน้าเจ้าหน้าที่หรือพนักงานที่เราติดต่อเพื่อทำธุรกรรม ย่อมปลอดภัยกว่าการเซ็นชื่อรับรองสำเนาเอกสารแล้วส่งทางไปรษณีย์ เนื่องจากมีความเสี่ยงที่เอกสารดังกล่าวอาจตกหล่นสูญหาย หรืออาจถูกมิจฉาชีพนำไปดัดแปลงแก้ไขจนสร้างความเดือดร้อนให้โดยไม่รู้ตัวครับ
ข้อมูลจาก: kapook, ติวเน100ดอทคอม
